为了加强人事档案的管理，根据中组部有关规定并结合我校实际情况，对开具人事档案有关证明作如下规定：
1、各单位因工作需要查阅、利用干部人事档案，应由各单位党委（总支）书记、副书记、党委（总支）秘书前来查阅，并严格履行登记手续；对一些职能部门，因干部任命考察、案件审理、干审等工作需要查阅档案的，可由职能部门负责此项工作的主办人员（党员）前来查阅有关档案材料。
2、教职工因办理评定职称等有关事宜时，需从个人干部人事档案中取证或复印相关档案材料，应由该所在单位派党委（总支）秘书前来我处档案室，说明取证的原因和用途，并严格履行登记手续，然后由我处档案室工作人员给予办理。
3、报考硕、博士研究生，应先到校人事处师资科办理有关申请手续，待学校正式审批后，凭审批件到档案室复印成绩、论文评议书等相关材料。
4、教职工（含离退休人员）因个人需要办理各类公证，需携带个人身份证或工作证，并严格履行登记手续后，由我处档案室工作人员给予办理。教职工个人死亡后，由子女或配偶来办理的，需由教职工生前单位出具介绍信函，并携带个人身份证及相关利益人的签名委托函，经严格履行登记手续后，由我处档案室工作人员给予办理。
5、在职人员涉及因公出国、出境，需复印相关材料的，须提供所在单位领导签署同意意见并加盖公章的出国批件，到我处档案室办理；在职人员因私或自费出境、出国需复印相关材料的，应先到校人事处办理有关申请手续，待学校正式审批后，才能到我处档案室办理。
6、离（退）休人员因私出境、出国需要复印相关材料的，须根据福州大学《关于因私出境的离退休、退职人员有关待遇问题的通知》（福大人[2005]99号）文件精神，经离退休处上报人事处备案后，离退休人员可到档案室办理相关材料复印手续。
